Beschikbaarheid: AI-boeken is op dit moment beschikbaar in een gesloten bèta.
Introductie
Zenvoices heeft verschillende manieren om een boekingsvoorstel te maken voor facturen en bonnen. AI-boeken is de nieuwste manier.
Je hoeft vooraf niets vast te leggen of in te richten. Zenvoices bepaalt bij AI-boeken zelf hoe een factuur het beste geboekt kan worden. Daarvoor kijkt AI-boeken naar wat er op de factuur staat, hoe eerdere facturen van dezelfde leverancier zijn geboekt en welke btw-regels gelden.
Zo krijg je een voorstel voor onder meer de grootboekrekening, de btw-code en de omschrijving, ook bij nieuwe leveranciers en facturen die steeds anders zijn. Bij elk voorstel zie je waarop het gebaseerd is en hoe zeker Zenvoices ervan is.
Wil je dat iets op een bepaalde manier geboekt wordt? Dan geef je dat in gewone taal aan met een instructie, bijvoorbeeld: ‘Boek facturen van deze leverancier altijd op rekening Huur.’ AI-boeken houdt bij elk volgend voorstel rekening met je instructies.
Deze handleiding beschrijft de volgende onderwerpen:
Hoe werkt AI-boeken?
Waar stel je AI-boeken in?
Wanneer kies je voor AI-boeken?
Wat AI-boeken (nog niet) doet
1. Hoe werkt AI-boeken?
AI-boeken werkt in vier stappen.
Herkennen. Zenvoices leest de factuur in met de bestaande factuurherkenning. Pakt de standaardherkenning een gegeven niet op, zoals een referentie, een omschrijving of een bedrag uit de regelherkenning? Dan kun je dat in je instructie aangeven. Alle herkende velden zie je terug bij de herkende gegevens, zodat je kunt bekijken wat er is herkend.
Voorstellen. AI-boeken stelt een waarde voor in de boekingsvelden factuurnummer, datum, omschrijving, grootboekrekening en btw-code.
Controleren. Zenvoices controleert met vaste regels of de boeking klopt, bijvoorbeeld of de boeking in balans is en de bedragen overeenkomen.
Beoordelen. Je ziet het voorstel in het boekingsscherm met een zekerheidsscore. Velden met een lage score zie je direct en je kunt er meteen naartoe doorklikken. Dat is handig bij facturen met veel regels. Bij een hoge score kun je direct boeken of automatisch laten boeken.
Waar baseert AI-boeken zich op?
Voor elk boekingsveld kijkt AI-boeken naar de volgende bronnen:
Wetgeving: de standaard fiscale regels van het land van de administratie. Op dit moment is de wetgeving van Nederland, België, Duitsland en het Verenigd Koninkrijk ingebouwd.
Instructies: de afspraken die je zelf in gewone taal vastlegt. Een instructie gaat vóór de standaard wetgeving.
Het document: wat er op de factuur of bon staat, zoals bedragen, omschrijvingen of het afleveradres.
Historie: hoe je facturen van dezelfde relatie eerder hebt geboekt.
Komt AI-boeken er met deze bronnen niet uit, dan doet het een eigen inschatting. Deze boekingsvoorstellen krijgen een lage zekerheidsscore, zodat je weet dat je het veld moet nakijken.
Tip: stel de juiste SBI-code in bij je administratie. Zonder SBI-code gaat AI-boeken ervan uit dat de administratie bijvoorbeeld geen horecabedrijf is. Je stelt de SBI-code in via Beheer / Omgeving / Administratie. Klik op het potloodje bij de administratie en ga naar Eigenschappen. Typ de code in het veld Bedrijfsclassificatie code.
Waarom stelt AI-boeken deze waarde voor?
Bij elk veld dat AI-boeken invult, zie je waarop het voorstel gebaseerd is, bijvoorbeeld op de historie of op een instructie, met een korte toelichting. Zo is altijd na te gaan hoe een boekingsvoorstel tot stand is gekomen. De toelichting staat in de taal die voor je omgeving is ingesteld.
Dit kan je instellen via beheer / omgeving / instellingen / algemeen. Op de tijdlijn van de boeking zie je ook dat AI-boeken is toegepast.
De zekerheidsscore
De vroegere herkenningsscore heet nu zekerheidsscore. De zekerheidsscore combineert hoe zeker Zenvoices is over de herkenning én over het boekingsvoorstel. Daarbij telt de laagste score: is één veld onzeker, dan gaat de hele boeking naar controle.
In het boekingsscherm kleuren de lampjes mee met de zekerheid:
Grijs: goed.
Oranje: twijfel, kijk even mee.
Rood: lage zekerheid, controleer dit veld.
De melding bovenaan het boekingsscherm noemt welke velden de lage score veroorzaken. Dat kan ook een herkend gegeven zijn, zoals het totaalbedrag.
AI-boeken leert van je boekingen
AI-boeken leert van elke boeking die je goedkeurt. Boek je een factuur zonder correctie door, dan gaat AI-boeken bij de volgende factuur van dezelfde relatie uit van je vorige boeking en van de kostensoort.
Wijkt de kostensoort af van de eerdere boekingen bij die relatie? Dan kijkt AI-boeken eerder naar wat bij de kostensoort past dan naar wat bij de vorige boeking past. Wil je dat een relatie altijd op een bepaalde manier wordt geboekt, ook als de kostensoort afwijkt? Leg dat dan vast in de instructie.
Heb je een eenmalige of afwijkende boeking die niet als voorbeeld mag dienen? Vink dan in het boekingsscherm 'Niet gebruiken als voorbeeld voor nieuwe boekingen' aan. AI-boeken gebruikt deze boeking dan niet bij volgende boekingsvoorstellen van die relatie.
2. Waar stel je AI-boeken in?
Boekingswijze AI kiezen
Je zet AI-boeken eerst aan voor een administratie. Daarbij kies je meteen welke relaties overgaan naar de boekingswijze AI. Daarna kan je zo nodig per relatie de boekingswijze nog aanpassen.
Stap 1. AI-boeken inschakelen voor je administraties
Ga naar Beheer / Omgeving / Administraties.
Vink de administraties aan waarvoor je AI-boeken wilt gebruiken en kies Bulkactie / AI boeken inschakelen.
Controleer bij Kies administraties of de juiste administraties zijn geselecteerd en klik op Volgende.
Kies bij Kies relaties welke relaties je wilt omzetten naar AI-boeken. Relaties op Stamgegevens en relaties op Laatste boeking met btw- of regelherkenning worden aanbevolen. Relaties met een boekingstemplate kan je beter laten staan. Dan houden ze de logica uit hun template, zoals kostenplaatsen en projecten. Klik op Volgende.
Controleer bij Bevestigen wat er verandert en klik op AI boeken inschakelen.
Het omzetten gebeurt op de achtergrond. Je krijgt een melding als het klaar is.
Na het inschakelen geldt het volgende.
Wordt er geen relatie gevonden, dan maakt AI-boeken het boekingsvoorstel.
Nieuwe relaties krijgen altijd AI-boeken als boekingswijze.
De relaties die je hebt gekozen, gaan naar AI-boeken. De andere relaties houden hun huidige boekingswijze.
Tip: wil je terug? Kies dan Bulkactie / AI boeken uitschakelen of zet het uit in de administratie. De vorige boekingswijze van elke relatie wordt bewaard.
Let op: voeg je tijdens de bèta een nieuwe administratie toe, dan staat AI-boeken daar nog niet aan. Zet het zelf aan met de stappen hierboven.
Stap 2. Zo nodig de boekingswijze per relatie aanpassen
Wil je een losse relatie alsnog omzetten naar AI-boeken, of juist niet? Ga dan naar Beheer / Administratie / Stamgegevens / Relatie wijzigen / tabblad Boekingsvoorstellen. Kies daar bij de boekingswijze voor AI of een andere boekingswijze.
Meer hoef je niet in te stellen. AI-boeken bepaalt zelf of het op btw-niveau of op regelniveau boekt.
Instructies vastleggen
Instructies leg je vast op het niveau waarvoor ze moeten gelden:
Niveau | Gebruik je voor | Voorbeeld |
Omgeving | Kantoorbeleid dat voor alle administraties geldt | “Gebruik bij bonnen van een tankstation altijd de naam van de relatie en de factuurdatum als omschrijving.” |
Administratie | Afspraken voor één administratie | “Gebruik in de boekingsregels altijd de voorkeurs-btw-codes van het dagboek.” |
Dagboek | Afspraken voor één dagboek | “Boek verkopen altijd op omzet met btw-code 2.” |
Relatie | Afspraken voor één leverancier | “Neem het contractnummer van de factuur over in de omschrijving.” |
Boekingswijze-toewijsregel | Afspraken voor de boekingen waarop de regel van toepassing is | “Boek de regel met abonnementskosten op grootboekrekening 4310 en de regel met eenmalige aansluitkosten op grootboekrekening 4320.” |
Niveau | Waar stel je dit in |
Omgeving | Beheer / Omgeving / Instellingen / AI-boeken |
Administratie | Beheer / Omgeving / Administratie / potloodje / Voorkeuren, onder het kopje AI-boeken |
Dagboek | Beheer / Omgeving / Administratie / potloodje / Dagboeken / potloodje / Boekingsvoorstellen, onder het kopje AI-boeken |
Relatie | Beheer / Administratie / Stamgegevens / Relaties / potloodje / Boekingsvoorstellen. Of vanuit de boeking via het potloodje bij de relatie / Boekingsvoorstellen |
Boekingswijze-toewijsregel | Beheer / Omgeving Of Administratie / Automatisering / Boekingswijze-toewijsregels |
Instructies van verschillende niveaus vullen elkaar aan. Spreken ze elkaar tegen, dan krijgt de meest specifieke instructie voorrang. Een instructie bij een relatie gaat dus vóór een instructie op administratieniveau.
Let op: is er een boekingswijze-toewijsregel toegepast zonder AI-boeken, dan vervangt die regel de instructies van de relatie.
Per niveau staan de instructies in een overzichtelijke lijst (zie de afbeelding hieronder). Je kunt instructies aan- en uitzetten en erin zoeken. Startpunten met voorbeeldzinnen helpen je om snel een goede instructie te schrijven. Een instructie is maximaal 1000 tekens; een teller laat zien hoeveel tekens je al hebt gebruikt.
Op zoek naar voorbeelden? Bekijk het artikel Voorbeeldinstructies voor AI-boeken.
Bijsturen in het boekingsscherm
Klopt het boekingsvoorstel van AI-boeken niet helemaal? Dan stuur je het in het boekingsscherm bij voor deze boeking.
Zo test je ook een nieuwe instructie voordat je hem vastlegt.
Open de factuur in het boekingsscherm via het potloodje en bekijk het boekingsvoorstel van AI-boeken.
Wil je de instructies van de boeking niet gebruiken? Druk dan op 'Opnieuw boeken met AI'. Hier kan je verschillende instructies aan en uit zetten of toevoegen. De instructies bij de boeking blijven gewoon bewaard tijdens je sessie.
Wil je een instructie gebruiken alleen voor deze boeking? Druk dan op opnieuw boeken met AI. Typ een extra instructie die alleen voor deze boeking geldt, bijvoorbeeld ‘Boek op regelniveau en boek de verzendkosten op een aparte regel op rekening Verzendkosten.’
Klik op ‘Opnieuw boeken met AI’. AI-boeken maakt een nieuw boekingsvoorstel met je instructie.
Controleer het nieuwe voorstel. Klopt het nog niet, pas dan je instructie aan en klik opnieuw op ‘Opnieuw boeken met AI’.
Klopt het voorstel, verwerk de boeking dan zoals je gewend bent.
Moeten volgende facturen van deze leverancier ook zo geboekt worden? Leg de instructie dan vast bij de relatie door op het vinkje te drukken 'Bewaar de instructies bij <naam relatie>'
Let op: een extra instructie in het boekingsscherm geldt alleen voor die ene boeking. Wordt hij niet vastgelegd, dan boekt AI-boeken de volgende factuur weer met de bestaande instructies.
Rechten
Wie instructies voor AI-boeken mag toevoegen, wijzigen of uitzetten, wordt bepaald door rechten. Welk recht je nodig hebt, hangt af van het niveau waarop de instructie is vastgelegd:
Niveau van de instructie | Je mag de instructie aanpassen als je |
Omgeving | Beheer / Omgeving / Instellingen |
Administratie | Beheer / omgeving / administratie / administratie wijzigen |
Dagboek | Beheer / omgeving / administratie / administratie wijzigen |
Relatie | Pagina's / beheer / administratie / stam gegevens / relaties / relaties wijzigen |
Boekingswijze-toewijsregel | Pagina's / beheer / OF administratie / automatisering OF omgeving / automatisering |
Voor instructies op administratie-, dagboek- en relatieniveau heb je daarnaast toegang nodig tot de administratie zelf. Je kunt dus alleen instructies aanpassen in administraties waartoe je toegang hebt.
Kun je een instructie niet aanpassen?
Dan heb je waarschijnlijk niet de juiste rechten. Neem contact op met de beheerder van je Zenvoices-omgeving.
Die kan je rol of rechten aanpassen via Beheer / Omgeving / Gebruikers.
3. Wanneer kies je voor AI-boeken?
AI-boeken en de bestaande boekingswijzen hebben elk hun eigen kracht. Je kunt ze ook combineren.
Kies voor boekingsregels of boekingstemplates als je 100% zeker wilt weten hoe een factuur geboekt wordt. De uitkomst is altijd hetzelfde, maar je moet wel meer instellen.
Kies voor AI-boeken als je weinig wilt instellen en wilt dat Zenvoices zelf meedenkt. AI-boeken gaat slim om met nieuwe leveranciers en wisselende facturen. De zekerheidsscore laat zien wanneer je moet meekijken.
Combineer beide door vaste afspraken met boekingsregels vast te leggen en AI-boeken als vangnet te gebruiken. Is er geen boekingsregel of template van toepassing, dan valt Zenvoices terug op de standaard boekingswijze. Staat die op AI, dan maakt AI-boeken het voorstel.
Automatisch laten boeken
AI-boeken maakt het boekingsvoorstel. Of een boeking daarna automatisch verwerkt wordt, bepaal je zoals altijd met automatiseringsregels. Gebruik daarin de zekerheidsscore als voorwaarde, zodat alleen boekingen met een hoge zekerheid automatisch doorgaan.
4. Wat AI-boeken (nog niet) doet
AI-boeken is volop in ontwikkeling. In de eerste versie geldt het volgende:
Ondersteunde boekingsvelden: AI-boeken vult alleen het factuurnummer, de datum, de omschrijving, de grootboekrekening en de btw-code in. Velden zoals kostenplaats, kostendrager, project en periode volgen later.
Relatiematching: Welke crediteur bij een factuur hoort, bepaalt Zenvoices zoals altijd met de automatische relatieherkenning. Instructies hebben daar geen invloed op.
Herkennen: AI-boeken maakt op dit moment gebruik van de bestaande factuurherkenning. Wordt iets niet goed herkend op de factuur, dan kan AI-boeken daar ook geen goed voorstel op baseren.
Leren van boekingen in boekhoudpakket: In de toekomst gaat AI-boeken ook leren van boekingen die al in je boekhoudpakket staan, zodat een nieuwe administratie niet bij nul begint.
Leren van correcties achteraf in boekhoudpakket: In de toekomst gaat AI-boeken ook leren van correcties die je achteraf in je boekhoudpakket doet.
Zodra er nieuwe updates zijn, wordt dit helpartikel bijgewerkt. Dit helpartikel geeft dus altijd de actuele stand van zaken.
Gerelateerde artikelen