Je automatiseert je factuurverwerking in Zenvoices door verschillende technologieën te combineren. Zo hou je grip op wat je automatiseert en boek je volgens je eigen boekingsbeleid. Bij veel administraties komt er iets bij, keuzes op omgevingsniveau werken door in alle administraties.

In dit artikel lees je welke onderdelen daarbij horen. Je leest ook hoe ze op elkaar aansluiten en hoe je bepaalt welke techniek je wanneer inzet.
​

Werk je met een oplossing die alleen een boekingsvoorstel maakt? Dan is dat nog geen automatisering. Iemand bekijkt dan nog elke factuur.

Bij automatisering gaat dat een stap verder. Een factuur komt binnen en gaat automatisch naar het juiste dagboek. Het systeem herkent en boekt de factuur. Alleen bij een afwijking bekijkt iemand de factuur nog. De automatiseringsgraad laat dus zien hoeveel facturen zonder handmatige actie worden verwerkt.

Dat verschil zie je terug in 3 percentages op je performance dashboard. Ze lijken op elkaar, maar meten ieder iets anders.

De eerste 2 percentages laten zien hoe goed de digitale verwerking werkt. Het derde percentage laat zien hoeveel daarvan ook echt automatisch wordt verwerkt. Een goede herkenning leidt dus niet vanzelf tot een hoge automatiseringsgraad. Wel is het een belangrijke voorwaarde, eerst moet het boekingsvoorstel kloppen, daarna automatiseer je verder.

De 3 percentages helpen je ook om te bepalen waar verbetering nodig is:

Er is 1 belangrijk uitgangspunt bij het opbouwen van automatisering: gebruik de eenvoudigste methode die voldoende betrouwbaar is. Voeg pas complexiteit toe als het volume, de boekingscomplexiteit of de gewenste zekerheid daarom vraagt.

Maximaal automatiseren betekent dus niet dat je zoveel mogelijk moet inrichten. Zeker bij veel administraties kan een te uitgebreide inrichting juist moeilijk te beheren worden. Honderden regels, templates en modellen vragen onderhoud. Ze maken het ook lastiger om te begrijpen waarom een boeking op een bepaalde manier verloopt.

Bouw de inrichting daarom op in lagen:

De eerste 3 lagen zijn goed schaalbaar. De beheerlast groeit daar niet meteen mee. Bij de vierde laag is dat anders. Elk herkenningsveld, model of specifieke inrichting moet je bouwen en onderhouden. Gebruik deze laag daarom alleen als daar een duidelijke reden voor is.
​

De route naar automatische factuurverwerking bestaat uit 3 stappen: standaardiseren, centraliseren en automatiseren. Standaardisatie maakt centrale inrichting mogelijk. Vanuit die centrale inrichting automatiseer je vervolgens verder.

Kantoren beheren vaak veel administraties. Die zijn door de jaren heen ingericht met verschillende grootboekrekeningen, btw-codes en uitzonderingen. Richt je de boekingslogica per administratie in en gebruikt elke medewerker zijn eigen werkwijze? Dan ontstaan er verschillen tussen administraties. De datakwaliteit wordt daardoor minder voorspelbaar. Ook is de inrichting dan moeilijker schaalbaar.
​

Kantoorkosten worden bij de ene administratie geboekt op rekening 4300 en bij de andere op 4500. Werkt het merendeel van je administraties met hetzelfde grootboekschema? Dan kan een boekingsregel rechtstreeks naar een grootboekcode verwijzen. Die code betekent binnen al die administraties hetzelfde.

Heeft een administratie een afwijkend schema? Dan zijn er 2 alternatieven: RGS of grootboektags. Je neemt deze op in dezelfde boekingsregel, naast de grootboekcode. Je hoeft dus geen aparte regel te maken.

Een afwijkend rekeningschema hoeft centrale inrichting dus niet in de weg te staan. Je richt de afwijkende administratie eenmalig in. Daarna kan je dezelfde centrale regel ook daar toepassen.

Tip: leg zoveel mogelijk vast op omgevingsniveau, dan geldt dezelfde inrichting voor meerdere administraties. Leg alleen echte uitzonderingen vast op administratieniveau. Vraag jezelf ook af of een uitzondering echt nodig is. Moet een factuur bijvoorbeeld over 10 kostenrekeningen worden verdeeld? En heb je dat detailniveau ook echt nodig in je rapportage?
​

Zenvoices vormt een centrale laag boven je boekhoudpakket. Facturen komen op 1 plek binnen. Je bepaalt centraal hoe ze verwerkt worden, ook als je met meerdere boekhoudpakketten of omgevingen werkt.

De onderdelen staan niet los van elkaar. Elke stap gebruikt informatie uit de vorige stappen.

Let op: een onderdeel later in de keten lost geen probleem op dat eerder is ontstaan. Een onleesbaar document wordt bijvoorbeeld niet beter door een uitgebreide boekingstemplate. Ontbrekende boekingslogica los je ook niet op door alleen de herkenningsdrempel te wijzigen.
​

Jij bepaalt de regels. Zenvoices biedt de mogelijkheden om ze toe te passen.

Herkenning werkt al vanaf de eerste factuur. Je start met een algemeen model, getraind op miljoenen facturen. Corrigeert een verwerker iets? Dan leert het model daarvan binnen de administratie. De herkenningsscore laat zien hoe zeker het systeem is van een herkend veld.

Correcties in de eerste periode helpen het model dus om de administratie beter te leren kennen.

Let op: boekingen die automatisch worden goedgekeurd, trainen het model niet. Het herkenningsmodel leert alleen van gebruikersinput. Boek je te vroeg alles automatisch? Dan krijgt het model minder correcties om van te leren.
​

Elk document eindigt in 1 van 4 situaties: "Uploaden & inlezen", "Niet compleet", "Te controleren" of automatisch geboekt. Voor automatisch boeken gelden 2 voorwaarden: er moet genoeg boekingsinformatie beschikbaar zijn, en de factuur moet de ingestelde controles doorstaan.

Een herkenningsscore geeft per herkend veld een inschatting van de zekerheid. Zie je bijvoorbeeld een factuurnummer, factuurdatum of bedrag? Dan zie je niet alleen de herkende waarde, je ziet ook hoe zeker het model daarvan is. Je kan deze score gebruiken als voorwaarde voor automatische verwerking.

2 punten zijn daarbij belangrijk. Het systeem geeft de score op 4 basisvelden: factuurnummer, factuurdatum, bedrag en btw-percentage. Bij een pdf is de maximale score 99,9%, het model houdt namelijk altijd rekening met een foutmarge.

Een hogere score betekent dat het model zekerder is van zijn voorspelling.
​

Automatiseer je meer? Dan wordt het beheer van de inrichting ook belangrijker. Onderstaande uitgangspunten helpen om die inrichting overzichtelijk te houden.

Via het performance dashboard zie je per administratie, gebruiker, leverancier en segment waar nog veel correcties of handmatige handelingen plaatsvinden. Tags helpen je daarbij.

Maak hier ook een vaste werkafspraak voor. Komt een correctie meerdere keren terug? Maak dan een keuze: richt je er een regel voor in, of accepteer je de situatie bewust als uitzondering? Zo voorkom je dat terugkerend handwerk blijft bestaan zonder dat iemand daar bewust voor gekozen heeft.
​

Gerelateerde artikelen: