De informatie in dit artikel heeft uitsluitend betrekking op een functie in het Compleet abonnement bij administraties.

Met omgeving boekingsregels leg je op één centrale plek vast hoe Zenvoices facturen moet boeken voor álle administraties in een omgeving. Eén regel per leverancier of kostensoort is voldoende; je hoeft de logica niet per administratie te herhalen.

De functie vervangt de combinatie van een boekingstemplate en boekingswijze toewijsregel op omgevingsniveau voor het toewijzen van een grootboekrekening en omschrijving bij een boeking.[NS2.1] Dit maakt het eenvoudiger om schaalbaar de boekingslogica binnen je Zenvoices omgeving in te stellen. Voor complexe boekingen, zoals bijvoorbeeld transitorische kosten, boekingslogica op regelniveau of boeken op kostenplaats blijf je gebruik maken van boekingstemplates.
​

Let op: dit is een andere functie dan inkoopfactuur boekingsregels.

Via Beheer / Omgeving / Automatisering kan je Boekingsregels aanmaken en beheren. Klik op de groene knop 'Nieuwe boekingsregel aanmaken' om een regel toe te voegen.

Je kan de regels op twee manieren beheren:

• Webportal: rij voor rij, ideaal voor losse aanpassingen.

• Import/export: via Excel, ideaal voor grote aantallen. Beide manieren zijn volledig equivalent.

Klik op 'Exporteer alle gegevens' om de huidige tabel als Excel-bestand te downloaden. Pas het bestand aan en klik op 'Importeren' om de wijzigingen door te voeren.

Per regel kan je de volgende velden invullen:

• Omschrijving: vrije omschrijving voor eigen referentie. Dient ook als matchingsleutel bij import in combinatie met het btw percentage.

• Actief: zet de regel aan of uit zonder verwijderen.

• Bedrijfsclassificatie code: Sectorcode van de administratie[NS3.1]. Bijvoorbeeld de SBI of NACE code. De regel wordt dan alleen bij administraties met deze code uitgevoerd.

• Uitvoeren voor alle administraties: schakelaar die de SBI- en tag-filters omzeilt.

• Uitvoeren voor administraties met tags: uitvoeren voor alleen administraties die deze tag(s) hebben.

• Niet uitvoeren voor administraties met tags: administraties met deze tag(s) overslaan.

• Leveranciers: KvK-nummers, Btw-nummers, IBAN, Namen: de boekingsregel wordt uitgevoerd wanneer een relatie met deze gegevens wordt herkend. Meerdere waarden zijn mogelijk, gescheiden door een puntkomma. Ten minste één van deze waarden moet een match opleveren.

• Kostensoorten: Herkende kostensoort als alternatief of aanvulling op de leveranciersmatch. Werkt alleen als generatieve AI is ingeschakeld voor de administratie.

• Btw verlegd: aparte regel voor verlegd-btw-situaties.

• Btw %: het btw-percentage waar de regel voor geldt. Leeg betekent dat de boekingsregel geldt voor alle percentages.

• Grootboekrekening: Codes / Classificaties / Tags: de doelrekening. Vul Codes in wanneer je een grootboekrekening wilt koppelen via de code (dit werkt bij een eenduidig rekeningschema). Gebruik ‘Classificaties’ om de grootboekrekening te matchen via een RGS classificatie. Gebruik ‘Tags’ om de grootboekrekening te matchen via grootboekrekening tags.

• Regelomschrijving: de regelomschrijving waarmee het boekingsvoorstel wordt aangemaakt. Deze gaat mee naar de grootboekkaart in je boekhoudpakket. Ondersteunt variabelen zoals {relatienaam}, {factuurnummer} en {factuurdatummaand|lang}. Voor de kopomschrijving van de boeking wordt de regelomschrijving van regel met het hoogste btw-percentage overgenomen.

• Opmerking: intern notitieveld, geen invloed op de logica.

Let op: omgeving boekingsregels bepalen alleen de ruwe boeking (grootboek + omschrijving). Voor kostenplaatsen, projecten of kostendragers gebruik je boekingstemplates.

Een regel matcht een factuur op twee manieren:

1. Leveranciersmatch: (KvK, btw-nummer, IBAN of naam). Dit heeft prioriteit boven de kostensoort.

2. Kostensoort: Fungeert als vangnet voor leveranciers zonder eigen regel, of als verfijning naast een leveranciersmatch.
​

Je kan de kostensoort ook combineren met een leveranciersmatch. Action met kostensoort ‘Kantoorkosten' boekt dan op kantoorartikelen, Action met ‘Schoonmaakkosten' op schoonmaakkosten. Daarvoor maak je meerdere regels voor dezelfde leverancier aan.

Met de velden 'Btw verlegd' en 'Btw %' kan je per btw-stroom een aparte boekingsregel maken voor dezelfde leverancier. Bijvoorbeeld bij tankstations:

Of:

In het veld 'Regel omschrijving' gebruik je variabelen tussen accolades. Een aantal handige omschrijvingen zijn:

• Relatie: {relatienaam} of {herkenderelatienaam} (de naam zoals die op het document staat, handig bij verzamelcrediteuren)

• Datum: {factuurdatummaand|lang} (augustus), {factuurdatummaandjaar|kort} (08-2025), {factuurdatumweeknummer}, {factuurdatumkwartaal}

• Referentie: {factuurnummer}, {herkendereferentie}, {herkendebestelnummer}

• Samenvatting: {herkendedocumentsamenvatting} (door Zenvoices gegenereerde samenvatting van het document)

Tip: voor maandelijkse vaste lasten gebruik je {relatienaam} {factuurdatummaand|lang}. Voor overige facturen {relatienaam} {factuurnummer}. Voor verzamelcrediteuren {herkenderelatienaam} {factuurnummer}.

Een volledige lijst variabelen vind je in dit artikel.

Het importbestand heeft een vaste structuur van 19 kolommen (A t/m S) met een drielaagse header. Data begint op rij 4.

Let op:

• De import kan volledig vervangend zijn. Wanneer de checkbox ‘Verwijder bestaande boekingsregels die ontbreken in het importbestand’ aan staat, worden regels die niet in het bestand staan verwijderd.

• De import matcht regels op 'Omschrijving' + 'Btw %'.

• Het btw-percentage wordt opgeslagen als decimaal (0.21 = 21%).

• Werkwijze: exporteer de huidige tabel, bewerk in Excel, importeer het volledige bestand opnieuw.

• Naammatching is hoofdletter ongevoelig maar exact. Gebruik 'Diverse supermarkten' alleen als je leveranciers ook daadwerkelijk zo heten.[NS9.1]

• Voor leveranciers met verzamelfacturen (tankstations, supermarkten) gebruik je een verzamelregel met {herkenderelatienaam} zodat de afzonderlijke naam alsnog in de boeking verschijnt.

• Omgevingsbrede regels werken het beste wanneer grootboekrekeningen consistent zijn over administraties, of wanneer je werkt met RGS of grootboektags.

• Per omgeving kunnen maximaal [n] regels aangemaakt worden. Dit limiet kan op verzoek via onze helpdesk verhoogd worden.

Zenvoices doorloopt bij elke factuur de volgende stappen:

1. Relatie matchen op de bestaande manier (via automatische relatieherkenning of relatie toewijsregel).

2. Boekingswijze toewijsregels uitvoeren. Is er een boekingswijze toewijsregel, dan wordt deze uitgevoerd. Omgeving Boekingsregels worden dan niet gebruikt.

3. Geen boekingswijze toewijsregel → omgeving boekingsregels uitvoeren.

4. Administratiefilter toepassen (Bedrijfsclassificatie code, administratie tags).

5. Leveranciersregel zoeken (KvK, btw-nummer, IBAN, naam). Per btw-subtotaal de juiste regel kiezen op basis van 'Btw verlegd' en 'Btw %'.

6. Kostensoortregels als er geen leveranciersregel kan worden gevonden.

7. Geen boekingsregel → Zenvoices valt terug naar de ingestelde boekingswijze van de relatie of het dagboek.

Een gebruiker krijgt toegang tot omgeving boekingsregels door het gebruikersrecht Pagina's | Omgeving | Boekingsregels toe te kennen.

Trefwoorden: omgevingsinrichting, centrale boekingsregels, leveranciersregels, omgevingsniveau, boekingslogica, importbestand boekingsregels

Gerelateerde artikelen:

• Automatiseren met RGS

• Werken met boekingstemplates

• Automatiseringsregels voor Boekingen

• Standaard herkenningsvelden (kostensoorten)

• Checklist omgeving inrichten