Voorbeeldinstructies voor AI-boeken

Met AI-boeken stuur je het boekingsvoorstel bij met instructies in gewone taal. In dit artikel vind je per boekingsveld voorbeeldinstructies die je kan overnemen en aanpassen aan je eigen situatie. Wil je eerst weten hoe AI-boeken werkt? Lees dan het artikel Boekingen automatisch laten voorstellen met AI-boeken.

AI-boeken kan in de eerste versie zes boekingsvelden invullen. Met een instructie bepaal je hoe AI-boeken die velden invult.

Daarnaast kan je met een instructie factuurregels splitsen in meerdere boekingsregels, samenvoegen tot één boekingsregel of zelf boekingsregels toevoegen.
​

Tip: in de voorbeelden staat rekening X of de naam van een rekening, zoals rekening Huur. Gebruik in je eigen instructie de naam of het nummer van de rekening zoals die in jouw rekeningschema staat.

Met een instructie voor de grootboekrekening bepaal je op welke rekening een factuur of factuurregel geboekt wordt.

Met een instructie kan je kosten van één factuur over meerdere boekingsregels verdelen of juist samenvoegen. Je kan ook zelf een boekingsregel laten toevoegen.

Voeg een boekingsregel toe met 10% van het totaalbedrag exclusief btw op rekening Privégebruik.’
​

Let op: een boekingsregel heeft één btw-code. Moeten kostensoorten met verschillende btw op dezelfde rekening? Vraag dan in je instructie om aparte boekingsregels.

Met een instructie voor de btw-code bepaal je welke btw-code AI-boeken gebruikt. Zonder instructie volgt AI-boeken de standaard wetgeving.

Let op: wijk je met een instructie af van de standaard wetgeving, doe dat dan bewust. AI-boeken volgt je instructie, ook als die afwijkt van de fiscale regels.

Met een instructie voor de omschrijving bepaal je welke tekst bij de boeking komt te staan.

Tip: geef bij een omschrijving altijd een voorbeeld. Dan weet AI-boeken precies welke vorm je bedoelt.

Met een instructie voor de datum bepaal je welke datum AI-boeken als boekdatum gebruikt.

Met een instructie voor het factuurnummer bepaal je hoe het factuurnummer in de boeking komt.

In één instructie kan je meerdere boekingsvelden tegelijk regelen. Dat is handig bij een factuur die altijd op dezelfde manier is opgebouwd, zoals een huurfactuur met meerdere kostensoorten.

Voorbeeldinstructie op relatieniveau:

'Splits deze factuur per kostensoort. Boek de huur kantoorruimte op rekening Huur. Boek het voorschot servicekosten op rekening Huisvestingskosten. Boek de huur parkeerplaatsen op rekening Autokosten. Boek de doorbelaste gemeentelijke heffingen en de administratiekosten verhuurder op rekening Overige kosten, in twee aparte regels omdat de btw verschilt. Gebruik per regel de btw-code die hoort bij het btw-percentage op de factuur en gebruik geen btw-code voor de gemeentelijke heffingen. Zet als omschrijving per regel de kostensoort gevolgd door het kwartaal en jaar van de huurperiode, bijvoorbeeld Huur Q4 2026. Gebruik de eerste dag van de huurperiode als boekdatum. Staat een van deze kostensoorten niet op de factuur, maak daar dan geen regel voor aan.'

Deze instructie regelt de grootboekrekening, de btw-code, de omschrijving en de boekdatum. Ook staat erin wat AI-boeken moet doen als een kostensoort ontbreekt.

Wil je voor alle administraties dezelfde afspraken, leg die dan vast op omgevingsniveau. Waar nodig maak je een uitzondering met een instructie op administratie- of relatieniveau.

Voorbeeldinstructie op omgevingsniveau:

'Zet in de omschrijving altijd de naam van de leverancier gevolgd door de maand en het jaar van de factuurdatum, bijvoorbeeld Bytewerk Cloud september 2026. Gebruik als boekdatum altijd de factuurdatum.'

AI-boeken vult in de eerste versie alleen het factuurnummer, de datum, de omschrijving, de grootboekrekening, de btw-code en het bedrag in.

Instructies hebben ook geen invloed op relatiematching. Welke crediteur bij een factuur hoort, bepaalt Zenvoices via het bestaande systeem.

Kan ik de voorbeeldinstructies letterlijk overnemen?
Ja, de voorbeeldinstructies kan je letterlijk overnemen. Pas wel de namen van leveranciers en rekeningen aan naar jouw situatie en jouw rekeningschema.
​

Hoe lang mag een instructie voor AI-boeken zijn?
Een instructie voor AI-boeken is maximaal 1.000 tekens. Een teller laat zien hoeveel tekens je al hebt gebruikt.
​

Kan ik met een instructie een kostenplaats of project laten invullen?
Nee, een kostenplaats of project kan je in de eerste versie niet met een instructie laten invullen. AI-boeken vult alleen het factuurnummer, de datum, de omschrijving, de grootboekrekening, de btw-code en bedrag in.

Wat doe ik als mijn instructie niet het juiste resultaat geeft?
Geeft je instructie niet het juiste resultaat, pas hem dan aan en test opnieuw met 'Opnieuw boeken met AI'. Controleer ook of er een boekingswijze-toewijsregel is toegepast. Die vervangt de instructies van de relatie.

Op welk niveau zet ik mijn instructie?
Op welk niveau je een instructie zet, hangt af van voor wie hij moet gelden. Een instructie voor één leverancier zet je bij de relatie. Afspraken voor alle administraties leg je vast op omgevingsniveau. In elk voorbeeld in dit artikel staat welk niveau geschikt is.

Kan AI-boeken ook gegevens herkennen die niet standaard herkend worden?
Ja, staat er een gegeven op de factuur dat niet standaard herkend wordt, zoals een referentie of contractnummer? Geef dan in je instructie aan dat AI-boeken dit gegeven moet herkennen en in welk veld het moet komen, bijvoorbeeld ‘Neem het contractnummer van de factuur over in de omschrijving.’ Het herkende gegeven zie je terug bij de herkende gegevens in het boekingsscherm.

Trefwoorden: AI-boeken, instructies, voorbeeldinstructies, prompt, grootboekrekening, btw-code, bedrag, omschrijving, boekdatum, factuurnummer