De scan & herken functie van Zenvoices herkent automatisch relevante boekingsgegevens in documenten en maakt automatisch boekingsvoorstellen. In dit artikel lees je welke gegevens herkend worden, welke bestandsformaten ondersteund worden en welke herkenningswijzen beschikbaar zijn.
1.0 Herkende gegevens
De volgende gegevens worden herkend in documenten:
Factuurnummer
Factuurdatum*
Afzendergegevens (KvK-nummer, IBAN, btw-nummer, debiteurnummer, e-mailadres en/of telefoonnummer)
Referenties (bestelling/inkoopordernummers en contractnummers)
Btw-bedragen, grondslag bedragen en percentages
Totaalbedragen
Betalingsreferentie: Belgische gestructureerde mededeling, ongeacht met of zonder voor- en achtervoegsel (+++ of ***) en ISO-betalingskenmerk (ISO-standaard 11649)
*Op relatieniveau is de instelling 'Datum herkenning voorkeur' beschikbaar. Stel deze in op Amerikaans of Engels om de juiste datum te laten bepalen. Deze instelling wordt alleen toegepast op Engelstalige documenten. Deze instelling staat standaard op 'Geen', Zenvoices zal bij deze instelling proberen de datum juist voor te stellen.
1.1 Herkende gegevens bij het gebruik van Regelherkenning
Aantal
Artikel nummer
Bedrag
Btw-percentage
Btw-bedrag
Grootboekrekening
Omschrijving
Prijs
Referentie
Uw bestelnummer
Zie het volgende artikel voor meer informatie bij het gebruik van regelherkenning.
1.2 Herkende gegevens bij het gebruik van generatieve AI
Kostensoorten:
Accountant/advieskosten
Administratiekosten
Auto-/transportkosten
Bank-/rentekosten
Belastingboetes
Beurskosten
Beveiligingskosten
Brandstofkosten
Commissies
Drukwerk/papier
Etalagekosten
Franchisekosten
Huisvesting overig
Huurkosten
Huurvoertuigen
Ingehuurde personeel
Inkoop goederen
Internetkosten
Kantoorbenodigdheden
Kantoorkosten
Kerstpakketten
Kleine aanschaffingen
Leaseauto`s
Machinekosten
Managementfee
Motorrijtuigenbelasting
Nutsvoorzieningen
Onduidelijk (niet herkend)
Opleidingskosten
Organisatiekosten
Overige kosten
Overige verkoopkosten
Pensioenkosten
Personeelsuitjes/geschenken
Portokosten
Reclamekosten
Reiskosten
Relatiegeschenken
Representatiekosten
Reiskosten
Restaurantkosten
Schoonmaakkosten
Servicekosten
Software/SaaS-kosten
Sponsorkosten
Telefoonkosten
Transportkosten
Uitzendkrachten
Verkoopcommissie
Verzekeringskosten
Vrachtkosten
Websitekosten
Wervingskosten
Zakelijke belastingen
Document samenvatting: een door AI gegenereerde samenvatting van het document. Bijvoorbeeld: 'Bedrijfsverzekeringspakket (diverse dekkingen)'.
Document type:
Bankafschrift
Betaalspecificatie
Betalingsherinnering
Bon
Brief
Btw-aangifte
Creditcardafschrift
Dividendbelasting
Factuur
ICP-aangifte
Inkomstenbelasting
Kasstaat
Loonheffingen-aangifte
Loonstrook
Niet herkend
Offerte
Opdrachtbevestiging
Order
Overeenkomst
Pakbon
Prijslijst
Ritregistratie
Vennootschapsbelasting
Verkeersboete
Verzekeringspolis
Voorwaarden
Vrachtbrief
Werkbon
Aandachtspunten bij het gebruik van generatieve AI:
Generatieve AI is beschikbaar voor het Basis, Pro en Compleet abonnement.
Generatieve AI is standaard ingeschakeld en kan op omgevingsniveau uitgeschakeld worden via Beheer / Omgeving / Instellingen / tabje: Algemeen en dan het veld: Gebruik van generatieve AI toestaan. Per administratie kan deze uitgeschakeld worden via Beheer / Omgeving / Administraties / Potloodje bij betreffende administratie / tabje: Voorkeuren en dan onder categorie Overige het veld: Gebruik van generatieve AI toestaan. Alleen beheerder(s) kunnen deze instelling deactiveren.
E-facturen (.xml) worden altijd voorgesteld als document type: Factuur.
Wanneer de omgevingstaal wordt gewijzigd (van Nederlands naar Engels of omgekeerd), moeten de documenten opnieuw worden ingelezen om het veld samenvatting correct te laten herkennen in de nieuwe taalinstelling.
Bij het gebruik van deze functionaliteit wordt de herkenning verwerkt door generatieve AI, die vervolgens automatisch een antwoord genereert. Omdat dit antwoord volledig door generatieve AI wordt samengesteld, hebben we geen directe invloed op de exacte inhoud of uitkomst.
1.3 Eigen velden herkennen
Zie het volgende artikel voor meer informatie bij het gebruik van Eigen velden herkennen.
2.0 Ondersteunde bestandsformaten (extensies)
De volgende bestandsformaten worden ondersteund:
PDF
Microsoft Word (.docx * , .doc)
Microsoft Excel (.xlsx, .xls)
Afbeeldingen (.jpg, .jpeg, .png, .bmp)
E-mailberichten (.eml)
UBL en overige e-facturen (.xml)
Apple bestandsformaat (.heic)
* Vanaf 30 januari 2026 wordt .docx omgezet naar .pdf.
3.0 Automatische realtime herkenning
Realtime herkenning is softwarematige herkenning op basis van machine learning. Dit betekent dat de software leert van aanpassingen die je doet in de boeking van documenten. Door deze zelflerende herkenning verbeter je het resultaat naarmate je meer documenten verwerkt.
Verwerkingstijd: 3 seconden (gemiddeld per document).
Nauwkeurigheid: ca. 90 %, verbetert naarmate meer documenten verwerkt worden.
Ondersteunde documenten: facturen en bonnen.
Ondersteunde talen: Nederlands, Engels, Duits, Frans, Pools en Spaans.
Prijs: standaard tarief.
4.0 Herkenning UBL facturen en overige e-facturen
UBL facturen en overige e-facturen worden binnen enkele seconden ingelezen en herkend. Hiervoor wordt niet gebruik gemaakt van scan & herken. De herkenningsscore is altijd 100 %.
Trefwoorden: documenten, bestanden, facturen, bestandstype, extensie, extensies, USD