Dagboek toewijzen door meesturen dagboekcode in e-mail

Wanneer je met meerdere dagboeken werkt, kan je in het e-mail onderwerp een dagboekcode opnemen. In dit geval wordt het opgegeven dagboek toegewezen aan het document. De dagboekcode dien je tussen blokhaken te plaatsen. Een aantal voorbeelden:

  1. Facturen mei 2017 [INK]
  2. Facturen mei 2017 [VRK]
  3. [VRK] facturen mei 2017

Let op: de waardes die je in blokhaken toevoegt is de code van het dagboek. Dit kunnen bijvoorbeeld ook cijfers zijn, zoals hieronder [60] of [70]. Deze kan je terugvinden via Beheer / Omgeving / Administraties en vervolgens op 'Wijzigen' en 'Dagboeken' te klikken.

Dagboek toewijzen met 'Dagboek toewijs regels'

Bij de stap 'Uploaden & inlezen' is er de mogelijkheid om op bepaalde criteria een document toe te wijzen aan het juiste dagboek. Kies daarvoor in de linkerkolom voor 'Automatisering'. Ga vervolgens naar 'Dagboek toewijs regels' en maak daar regels aan voor het toewijzen van een dagboek. 

Voorbeeld 1

Verkoopfacturen worden gezonden vanaf een specifiek e-mailadres. Dan kun je dit realiseren met volgende toewijs regel:

Voorbeeld 2
Wanneer op verkoopfacturen je eigen KvK en IBAN staan, kan je deze via onderstaande automatiseringsregel op 'Document tekst' toewijzen aan het verkoopdagboek. Deze gegevens staan immers vrijwel nooit op een inkoopfactuur.

De velden waarmee gewerkt kan worden vind je bij 'Beschikbare velden voor regels'.

Aandachtspunten

  • Bij het toepassen van 'Dagboek toewijs regels' wordt een document geplaatst onder 'Uploaden & inlezen' onder het juiste dagboek. Deze kan vervolgens automatisch ingelezen worden middels een automatiseringsregel. Let op: nieuw toegewezen dagboeken zijn niet zichtbaar voor andere automatiseringsregels.
  • Bij toepassen van 'Dagboek toewijs regels' wordt een verwerkte factuur in rekening gebracht bij het werken met regels.

Heeft u het antwoord gevonden?