Dagboeken en grootboekrekeningen worden in Octopus vastgelegd per boekjaar. Zenvoices haalt de stamgegevens op uit het laatste boekjaar.

Bij relaties wordt alleen het aantal vervaldagen overgenomen uit Octopus als deze ingesteld staat 'op dagen na factuur datum'.

Bij het aanmaken/wijzigen van relaties dient een btw scenario ingegeven te worden. Met dit verplichte veld kan de btw-plichtigheid van een relatie bepaald worden.

Ophalen en wijzigen van de betalingswijze van een relatie is niet mogelijk.

Bij het wijzigen van een relatie wordt het aantal vervaldagen in Octopus ingesteld op 'op dagen na factuur datum'.

Het 'commentaar' veld in Octopus vult Zenvoices met het boeking kopomschrijving veld en deze wordt standaard gevuld met het variabel {factuurnummer}. Bij het exporteren wordt dit veld geraadpleegd voor de factuur uniekheid controle. Ons advies is daarom geen extra omschrijving toe te voegen aan dit veld. Dit kan wel op regelniveau.

De administratie taalinstellingen worden gebruikt voor de taal van de stamgegevens omschrijvingen.

Om een relatiekaart te kunnen wijzigen is de invoer van het landveld verplicht.

Geef voorkeur btw-codes en een voorkeur grootboek in bij dagboekinstellingen (bijv. grootboek 600000 + btw-codes H21,H12,H6 en H00). Deze zullen voorgesteld worden wanneer hiervoor in de crediteurstamgegevens geen instellingen actief zijn.

Een accountant dient gebruik te maken van het webservices abonnement van Octopus om te kunnen koppelen. Bij 'interne dossiers' is dit een extra module per dossier. Bij 'klanten dossiers' is dit inbegrepen.

Bij nieuw gekoppelde administraties dient handmatig het IBAN van de administratie uitgesloten te worden van de herkenning, omdat deze niet opgehaald kan worden uit Octopus. Dit is met name belangrijk als verkoopboekingen verwerkt worden. Raadpleeg dit artikel voor meer informatie.

Meerdere administraties koppelen via één boekhoudpakket koppeling: Ja

Boekingsdocument uploaden: Ja, max. 1 per boeking

Maximale boekingsdocument grootte: 100 MB

Archieflink bij boeking: Nee

G-rekening ondersteuning: Nee

Transitorisch boeken: Nee

Project ondersteuning: Nee

Kostenplaats ondersteuning: Ja

Kostendrager ondersteuning: Nee

Valuta ondersteuning: Ja

Betalingsreferentie: Ja

Datum invoeren in boekingsregel: Nee

Boekjaar/periode ondersteuning: Ja

Autorisatie: Blokkeren voor betaling: Ja

Autorisatie: Auditrapport bijwerken tijdens autorisatie: Nee

Betalen: Betalingsconditie ondersteuning: Ja, de vervaldatum wordt bepaald o.b.v. de betalingsconditie

Purchase to pay: Nee

Niet aftrekbare btw %/ Privégebruik % inzien en wijzigen: Ja (alleen Belgische administraties)