Introductie

Met Eigen Velden bepaal je zelf welke informatie Zenvoices uit een factuur moet halen. Deze velden richt je zelf in met een prompt in natuurlijke taal en gebruik je voor die situaties waarin standaardherkenning niet voldoende is. Je bepaalt eenvoudig wat de AI moet herkennen met jouw eigen prompt, zoals een kenteken, projectnummer of verbruiksperiode. De herkende waarde kun je daarna gebruiken als variabele in je boeking of template. Meer weten of zien? Kijk hier het webinar over eigen veldherkenning terug.

Sluit het resultaat niet helemaal aan bij wat je zoekt? Dan kun je je prompt of instellingen eenvoudig aanpassen en het opnieuw proberen. Wil je niet met een prompt werken, gebruik dan standaard artikelvelden. Lees er hier meer over

Deze handleiding beschrijft de volgende stappen:

1 Eigen velden herkennen instellen
2 Eigen herkende velden aanmaken

3 Eigen herkende velden raadplegen

4 Eigen herkende velden gebruiken

5 Voorbeelden van prompten

1 Eigen herkende velden instellen

Onderstaande functionaliteit staat standaard ingeschakeld. Bij het gebruik van deze functie worden kosten in rekening gebracht. Bekijk hiervoor de actuele tarieven op onze prijzenpagina.

In onderstaande stappen staat uitgelegd hoe je de functionaliteit in of uit kunt schakelen per omgeving, administratie of gebruiker.

Functionaliteit beschikbaar maken in de omgeving:
Navigeer hiervoor naar Beheer / Omgeving / Instellingen / tabje: Algemeen en zie het veld: Gebruik van generatieve AI toestaan.

Functionaliteit activeren per administratie:

Navigeer hiervoor naar Beheer / Omgeving / Administraties / Potloodje bij betreffende administratie / tabje: Voorkeuren en zie onder categorie Overige het veld: Gebruik van generatieve AI toestaan.

App rechten beschikbaar maken bij gebruikers (niet standaard ingeschakeld)
Onderstaande app rechten zijn te raadplegen via de gebruikersrollen (Beheer / Omgeving / Rollen) of bij de gebruiker zelf (Beheer / Omgeving / Gebruikers / Links van de gebruiker de button met horizontale strepen).

Tip: Gebruik de zoekbalk om de app rechten sneller te vinden. Voor onderstaande rechten kun je bijvoorbeeld zoeken op het woord ''Eigen''.

Pagina's | Beheer | Administratie | Eigen herkenningsvelden |
- Eigen herkenningsveld aanmaken
- Eigen herkenningsveld verwijderen
- Eigen herkenningsveld wijzigen
Pagina's | Beheer | Omgeving | Eigen herkenningsvelden |
- Eigen herkenningsveld aanmaken
- Eigen herkenningsveld verwijderen
- Eigen herkenningsveld wijzigen

Let op: Na het instellen en toewijzen van de app rechten is het advies om de webbrowser te vernieuwen (refreshen) zodat alle wijzigingen correct worden toegepast.

2 Eigen herkende velden aanmaken

Deze functionaliteit is beschikbaar op zowel administratieniveau (Beheer / Administratie / Eigen herkenningsvelden) als op omgevingsniveau. In het verdere verloop van deze handleiding gaan we uit van een inrichting op omgevingsniveau. Deze omgevingsherkenningsvelden zijn te raadplegen via Beheer / Omgeving / Eigen herkenningsvelden. Kies rechts voor de groene button ‘Nieuw eigen herkenningsveld’ om een nieuw eigen herkenningsveld aan te maken.

Naam: De naam van het herkenningsveld die via het boekingsscherm te raadplegen zal zijn bij Herkende gegevens (dit gegevens moeten uniek zijn en kijkt naar zowel omgeving- als administratie niveau).
Naam vertalingen: Alleen van toepassing wanneer er ook anderstalige gebruikers zijn. Wanneer hier gebruik van wordt gemaakt overruled dit het veld Naam (hierboven), wat betekent dat deze vertaling te raadplegen zal zijn bij de Herkende gegevens.
Niveau: Wordt er gekozen voor Kop, dan wordt dit toegepast op alle documenten en wordt gezocht naar één enkele waarde. Wanneer het wenselijk is om meerdere waarden te herkennen, kan in het volgende veld (Gegevenstype) worden geselecteerd voor tekstlijst of getallenlijst.
Wordt er gekozen voor Regel, dan is dit alleen van toepassing wanneer regelherkenning als boekingsvoorstel wordt gebruikt en in het boekingstemplate bij regeltype is ingesteld op Regelherkenning. Dit werkt alleen wanneer de regels correct worden herkend. De herkenning kan worden verbeterd door het document meerdere keren te verwerken (een trainingsmoment duurt tot maximaal 45 minuten per document).
Gegevenstype: selecteer de betreffende gegevenstype uit de meerkeuzelijst:
- Datum: Herkennen van de datum op het document.
- Geheel getal: Getal zonder komma.
- Geheel getal lijst: Een lijst van getallen (herkennen van meerdere waarden).
- Komma getal: Herkennen van een getal met komma.
- Komma getal lijst: Een lijst van getallen met komma (herkennen van meerdere waarden).
- Logisch: Waar of onwaar.
- Periode: Van t/m datum.
- Tekst: Herkennen van tekst. Dit kan een woord of een langere stuk tekst zijn.
- Tekst lijst: Herkennen van meerdere waarden tekst.

Let op:
- Alleen de geselecteerde type wordt herkend (bij datum kan niet tekst herkend worden en andersom).
- Na het Opslaan kan bovenstaande niet meer gewijzigd kan worden.
Mode: Wanneer Eenvoudig wordt geselecteerd, kan in het veld Veldnaam de veldnaam worden ingevoerd die herkend moet worden. Bijvoorbeeld: Kenteken.

Wanneer de Uitgebreid wordt geselecteerd , kan in het veld Prompt een vraag worden ingevoerd waarin wordt omschreven welk veld herkend moet worden.
Bijvoorbeeld: "Welke klantreferentie wordt vermeld op de eerste pagina?".

Let op:
- Prompts worden nog niet ondersteund voor tekst uit e‑facturen (UBL) en tekst uit e‑mails.
- Het maximaal aantal leestekens is: 1000.
- Er kunnen formules gebruikt worden, zoals vermenigvuldigen, delen, optellen en aftrekken. Zie hoofdstuk 5 Voorbeelden van prompten voor de volledige lijst bij Voorbeeld van berekening. Per prompt worden maximaal vijf berekeningen ondersteund.
- Meer voorbeelden van prompts bekijken? Zie hiervoor hoofdstuk 5 Voorbeelden van prompten.
Beschikbaar stellen als boekingsvariabel: In de velden Kop, Regelomschrijving en Betalingsreferentie van een boeking kunnen deze nieuwe herkenningsvelden als variabelen worden gebruikt. De variabelen worden beschikbaar door in het betreffende veld te beginnen met een accolade "{". Alleen letters, cijfers en een liggend streepje worden ondersteund.

Beschikbaarheid

Beschikbaar voor alle boekingstypen: Financiële boeking en/of Inkoopfactuur.
Beschikbaar voor alle dagboektypes: Inkoop- en/of Verkoop dagboek.
Beschikbaar voor alle relaties: of geselecteerd op relatie met tags of uitgezonderd van relatie met tags.
Beschikbaar voor alle administraties: of geselecteerd op administratie met tags of uitgezonderd van administratie met tags.

Binnen deze functie maken we gebruik van generatieve AI. Sluit het resultaat niet helemaal aan bij wat je zoekt? Dan kun je je prompt of instellingen eenvoudig aanpassen en het opnieuw proberen.

3 Eigen herkende velden raadplegen

De eigen velden worden toegevoegd aan de herkende gegevens, die te raadplegen zijn via het boekingsscherm.

Herkende regels kunnen worden opengeklapt met behulp van de button met de drie punten.

4 Eigen herkende velden gebruiken

Naast dat de eigen herkende velden gebruikt kunnen worden als boekingsvariabel, zijn deze in boekingstemplates beschikbaar wanneer wordt geselecteerd op Matchen met eigen herkenningsveld. Bijvoorbeeld: er is een eigen herkend veld aangemaakt voor Kostenplaats. Bij Matchen van eigen herkenningsveld kan dit aangemaakte veld (Kostenplaats) worden geselecteerd, zodat de herkende waarde automatisch op de betreffende kostenplaats wordt geboekt.

Let op: wanneer met de type 'Herkend bedrag' geen herkende waarde heeft, dan wordt een regel aangemaakt met bedrag nul.

Deze keuze is beschikbaar bij:

Kop

Betalingsconditie
Btw-scenario
Kostenplaats
Transitorisch boeken
Valuta

Transitorisch boeken

Kies bij Periode bepaling voor Herkende periode * **

Regels

Artikel **
Betalingsconditie
Btw-code **
Btw-scenario
Grootboekrekening **
Kostenplaats **
Kostendrager **
Medewerker **
Project **
Projectfase **
Projectitem **
Transitorisch boeken (Kies bij Periode bepaling voor Herkende periode) *
Transitorisch boeken in regelveld **
Valuta
Verbijzonderingsas 1 t/m 5 **
Verplichting *

* Bij het eigen aanmaken van Eigen herkenningsveld, dient bij het veld Gegevenstype gekozen worden voor Periode.
** ook beschikbaar wanneer wordt geselecteerd voor de regeltype: Regelherkenning.

5 Voorbeelden van prompten

Losboeken van frisdrank en alcoholvrij bier
Bij deze factuur is het wenselijk om de frisdrank (9% btw) en het alcoholvrije bier (eveneens 9% btw) los te boeken.

Prompt voor het herkennen van alcoholvrije bier:

"Herken de bedragen welke betrekking hebben op alcohol vrij bier, zoals Leffe Bruin 0.0, Hoegaarden 0.0. Bij alcoholvrij bier, staat er altijd "0.0" in de omschrijving. Het bedrag staat in de meest rechtse kolom onder het woord ''Netto''. Tel deze bedragen bij elkaar op."

Prompt voor het herkennen van de geleverde emballage min retour emballage:

"Herken het debet bedrag bij "Emballage Geleverd" en creditbedrag "Emballage Retour" en tel deze bedragen bij elkaar op."

Via een boekingstemplate kan dan het volgende ingericht worden

Herkend bedrag Emballage geleverd-retour op grootboek 3090 gaat zonder btw
Herkend bedrag Alcoholvrij bier op 7004 gaat met btw-code 9%
Btw-grondslag-bedrag 21% op 7004 met btw-code 21%
Restant op 7006 met btw-code 9%

Concreet sturen van de locatie op de factuur

Voorbeeldprompts voor de onderstaande factuurlayout:

Herken het totaalbedrag onder de streepjescode in de regel achter het woord "Reiskostenvergoeding" onder de kolomkop "Berekening vergoeding".
Herken het totaalbedrag onder de streepjescode in de regel achter het woord "Reistijdvergoeding" onder de kolomkop "Berekening vergoeding".
Herken het totaalbedrag onder de streepjescode in de regel achter het woord "Vaste kostenvergoeding" onder de kolomkop "Berekening vergoeding".
Herken het eerste totaalbedrag onder de streepjescode in de regel onder de kolomkop "Berekening vergoeding".

Op regelniveau de bedragen herkennen

Gebruik onderstaande prompts bij het herkennen van de bedragen op regelniveau:

Herken het bedrag achter "1 - KOFFIE, THEE, CACAO EN TOEBEHOREN" in de tabel onder "Splitsing t.b.v. uw administratie"
Herken het bedrag achter "3 - BIEREN EN PILSENERS" in de tabel onder "Splitsing t.b.v. uw administratie"
Herken het bedrag achter "5 - MAALTIJDEN EN INGREDIENTEN" in de tabel onder "Splitsing t.b.v. uw administratie"
Herken het bedrag achter "7 - MARGARINE, OLIEN EN VETTEN" in de tabel onder "Splitsing t.b.v. uw administratie"
Herken het bedrag achter "14 - GROENTE EN FRUIT" in de tabel onder "Splitsing t.b.v. uw administratie"
Herken het bedrag achter "17 - ZUIVEL, KAAS EN EIEREN" in de tabel onder "Splitsing t.b.v. uw administratie"
Herken het bedrag achter "26 - EMBALLAGE" in de tabel onder "Splitsing t.b.v. uw administratie"

Herkennen van kentekens en op regelniveau voorstellen

Bij het veld Mode moet niet ‘Uitgebreid’, maar ‘Eenvoudig’ worden geselecteerd (zie de groene markering in de onderstaande afbeelding).

Gebruik het eigen herkende veld Kenteken in de boekingstemplate.

Bij het gebruik van de boekingstemplate worden de betreffende kentekens op regelniveau voorgesteld in het boekingsvoorstel.

Voorbeeld van een berekening

Tel de bedragen die staan achter ‘Verkoper heeft verkoopkosten voldaan’ en ‘Terugbetaling van verkoopkosten’ in de kolommen ‘Deelbetaling’ en ‘Tegoeden’ bij elkaar op en maak de uitkomst positief. De totaalsom is inclusief 21% btw. Bereken vervolgens het bedrag exclusief btw.

Alle berekeningsmogelijkheden:

Getallen absoluut maken (een negatief getal omzetten naar een positief getal)
Vermenigvuldigen
Delen
Optellen
Aftrekken
Het aantal dagen in een maand bepalen (bijvoorbeeld: februari = 28)
Het aantal dagen tussen twee data berekenen
Dagen optellen vanaf een datum
Dagen aftrekken vanaf een datum

Herkennen van de betaalconditie/betalingswijze

Voorbeeld van een prompt: "Herken de betalingswijze op de factuur. Dit kan zijn via Incasso of handmatige overschrijving.

Geef bij "Incasso" de uitkomst: "IN"

Bij "handmatige overschrijving" zijn er twee opties. Wanneer de due date 30 dagen later is dan de factuurdatum is de uitkomst "30", Wanneer de due date 14 dagen later is dan de factuurdatum is de uitkomst "14".

De due date wordt volgens Amerikaans formaat op de factuur vermeldt."

Bij het gebruik van de boekingstemplate kan het veld Betalingsconditie gebruikt worden.