Aanmaken automatiseringsregels
Via Beheer / Administratie / Automatisering / Uploaden & inlezen kan je automatiseringsregels aanmaken. Automatiseringsregels zijn ALS ... DAN ... regels die bepalen of een actie uitgevoerd moet worden voor een document.
Hieronder zie je een voorbeeld regel voor het automatisch inlezen van documenten afkomstig van facturen@zenvoices.com.
Acties die geautomatiseerd kunnen worden
Voor de volgende acties kunnen automatiseringsregels aangemaakt:
Verwijderen van documenten
Verplaatsen van documenten
Bestemming (dagboek of document management) toewijzen aan documenten
Inlezen van documenten
Deze volgorde van uitvoeren van deze regels is verwijderen, verplaatsen, bestemming toewijzen en vervolgens inlezen.
Voor het automatisch inlezen en verwijderen van documenten kan ook gebruik gemaakt worden van de vertrouwde lijst en de geblokkeerde lijst. Vaak is dit makkelijker dan gebruik te maken van zelf gemaakte automatiseringsregels. Ook bespaar je met de geblokkeerde lijst kosten, omdat op deze manier geen verwerkte facturen in rekening gebracht worden voor documenten die niet ingelezen hoeven te worden.
Voorbeeld geblokkeerde lijst:
Beschikbare velden voor regels
De volgende velden kunnen opgenomen worden in de conditie van automatisering regels:
Afzenderadres: het adres van de afzender van een document. Deze waarde is terug te vinden via 'Document details' bij 'Uploaden & inlezen':
Afzendernaam: de naam van de afzender van een document. Deze waarde is terug te vinden via 'Document details' bij 'Uploaden & inlezen':
Categorie
Dagboek code
Dagboek naam
Dagboek type
Document aantal pagina's: het aantal pagina's van het document (maximum waarde is 100).
Document bevat administratie btw-nummer(s): betreft btw-nummer(s) welke ingevoerd staan bij Beheer/Omgeving/Administraties.
Document bevat administratie IBAN('s): betreft IBAN('s) welke ingevoerd staan bij Beheer/Omgeving/Administraties.
Document bevat administratie KvK-nummer(s): betreft KvK-nummer(s) welke ingevoerd staan bij Beheer/Omgeving/Administraties.
Document bevat administratienaam: betreft de administratienaam welke ingevoerd staat bij Beheer/Omgeving/Administraties.
Document management categorie: alleen beschikbaar wanneer de module voor document management geactiveerd is.
Document tekst: de tekstuele inhoud van de eerste 100 pagina's van het document. Wanneer een .xml en .pdf bestand aangeleverd worden, dan representeert dit veld de tekst van het .pdf bestand ook wanneer deze ingesloten is in de .xml. Wanneer een e-mail zonder bijlage aangeleverd wordt, dan representeert dit veld de inhoud van de e-mail.
Document type: zie het volgende artikel voor alle document typen.
Geadresseerde
Herkomst
Inlees bestandsnaam: de bestandsnaam van het bestand dat ingelezen zal worden als boeking. Als een UBL factuur aangeleverd wordt als een .xml en .pdf bestand, dan is dit het .xml bestand.Let op: bij bestandsnaam wordt ook gekeken naar de extensie. Gebruik je bijvoorbeeld de voorwaarde ‘Gelijk aan’, dan moet de bestandsnaam exact overeenkomen, inclusief de extensie. Voor het bestand logo.jpg betekent dit dat de bestandsnaam eindigt op .jpg én volledig gelijk moet zijn aan logo.jpg.
Inlees bestandsnaam extensie: de extensie bestandsnaam van het bestand dat ingelezen zal worden als boeking. Als een UBL factuur aangeleverd wordt als een .xml en .pdf bestand, dan is dit het .xml bestand. Voorbeeld: de bestandsnaam is Factuur 1234.pdf, de waarde van dit veld is dan .pdf.
Kanaal naam
Kanaaltype
Onderwerp
Opmerking: op basis van toegevoegde opmerkingen via e-mail.
Splitsen vereist: dit veld geeft aan of het document meerdere facturen/bonnen bevat en gesplitst dient te worden met de functie Splitsen & rangschikken. Dit veld is alleen beschikbaar als de module Automatisch documenten splitsen ingeschakeld is en het document 100 of minder pagina's heeft. Tip: combineer dit veld met het veld 'Document aantal pagina's' om te voorkomen dat documenten met meer dan 100 pagina's ten onrechte als niet splitsen vereist worden gezien.
Aandachtspunten
Operaties op tekstvelden zijn hoofdletterongevoelig.
De conditie 'Document bevat administratienaam' is niet gevoelig voor punten in de naam.
De beschikbare operaties (Bevat, Begint met, Is één van, Is gelijk aan, etc.) zijn afhankelijk van het veldtype.
Als er geen conditie wordt toegevoegd, fungeert dit als een catch-all. Dit betekent dat de ingestelde regel van toepassing is op alle documenten.
Prioriteiten en de volgorde van regeluitvoering
Regels worden uitgevoerd in de volgende volgorde:
Op volgorde van actie: eerst verwijderen, daarna verplaatsen, bestemming toewijzen en vervolgens inlezen.
Op volgorde van de prioriteitswaarde die toegewezen is aan regels: van laag naar hoge prioriteitswaarde.
Uitgevoerde automatiseringsregels van een document weergeven
De regels die uitgevoerd zijn op een document zijn te raadplegen via 'Document details' bij 'Uploaden & inlezen':
Aandachtspunten
Bij het aanmaken van een automatiseringsregel is onderaan het veld Notitie beschikbaar. Hier kan aanvullende informatie worden toegevoegd. Deze notities zijn vervolgens te raadplegen in het overzicht van de betreffende automatiseringsregels.
Automatiseringsregels worden niet uitgevoerd op documenten die handmatig geüpload zijn of ontstaan zijn door splitsen of samenvoegen.
Per administratie kunnen maximaal 250 automatiseringsregels aangemaakt worden. Dit limiet kan op verzoek via onze helpdesk verhoogd worden.
Inlees acties worden alleen uitgevoerd als het dagboek van het document bekend is.
Wat kost het gebruik van automatiseringsregels?
Voor elk document dat je inleest, rekent Zenvoices verwerkte facturen. Of je automatiseringsregels gebruikt, bepaalt vooral wanneer die verwerkte facturen worden gerekend.
Zonder automatiseringsregels
Gebruik je geen automatiseringsregels voor Uploaden & inlezen? Dan rekent Zenvoices de verwerkte facturen op het moment dat je een document inleest via Uploaden & inlezen. Verwijder je een document zonder het in te lezen? Dan kost dat document niets.
Let op: facturen die je via PEPPOL ontvangt, worden altijd gerekend bij ontvangst.
Met automatiseringsregels of Automatisch documenten splitsen
Heb je in een administratie automatiseringsregels voor Uploaden & inlezen? Of staat de module Automatisch documenten splitsen aan? Dan rekent Zenvoices de verwerkte facturen zodra een document in die administratie binnenkomt. Dit geldt voor alle documenten, ook als je ze daarna niet inleest.
Lees je het document daarna in? Dan betaal je niet dubbel. De verwerkte facturen die al bij ontvangst zijn gerekend, gaan af van het aantal bij inlezen.
Documenten die automatisch worden verwijderd via de geblokkeerde lijst, kosten niets.
Hoeveel verwerkte facturen kost een document?
• Een e-factuur of een handmatige boeking kost 1 verwerkte factuur.
• Een ingelezen document kost 1 verwerkte factuur per 5 pagina's, met een maximum van 20 per document.
• Dit geldt ook voor documenten die je inleest via de Document management module.
Voorbeelden ingelezen documenten:
• Een document van 3 pagina's kost 1 verwerkte factuur.
• Een document van 12 pagina's kost 3 verwerkte facturen.
• Een document van 150 pagina's kost 20 verwerkte facturen, het maximum.
• Gebruik je een verplaatsregel naar een andere administratie? Dan kost dit 1 verwerking bij de administratie waaruit deze verplaatst wordt.
Document opnieuw inlezen
Zet je een document terug naar Uploaden & inlezen en lees je het opnieuw in? Dan rekent Zenvoices de verwerkte facturen opnieuw.
Tips om kosten te besparen
• Ontvang je documenten die je niet wil inlezen, zoals nieuwsbrieven of reclame? Zet de afzender op de geblokkeerde lijst. Deze documenten worden dan zonder kosten verwijderd. Bij een eigen verwijderregel worden de verwerkte facturen wel gerekend.
• Komen er veel documenten binnen die je niet inleest? Dan kan het kosten schelen om de automatiseringsregels voor Uploaden & inlezen uit te schakelen. De verwerkte facturen worden dan pas gerekend bij inlezen.
Voorbeeld: er komen 100 documenten van 1 pagina binnen, waarvan je er 80 inleest. Met automatiseringsregels betaal je voor 100 verwerkte facturen. Zonder automatiseringsregels betaal je voor 80.
Je actuele tarieven vind je via Beheer / Omgeving / Abonnement.
Trefwoorden: verplaatsregel, verwijderregel, inleesregel, dagboektoewijsregel, automatisering, bestemmingtoewijsregel