Een gebruiker is een persoon die toegang heeft tot je Zenvoices omgeving. Via Beheer / Omgeving / Gebruikers kan je gebruikers aanmaken, wijzigen en verwijderen. Daarnaast is het ook mogelijk om gebruikers in bulk te wijzigen door meerdere gebruikers te selecteren en vervolgens via de bulkactie op 'Wijzigen' te klikken. Met rollen en rechten bepaal je welke acties een gebruiker mag uitvoeren en tot welke administraties deze gebruiker toegang heeft.

Met de knop 'Nieuwe gebruiker' kan je een gebruiker aanmaken.

Standaard zal een willekeurig wachtwoord voor de gebruiker ingesteld worden. Door 'Willekeurig wachtwoord instellen' uit te schakelen is het mogelijk om in plaats hiervan handmatig een wachtwoord in te voeren voor de gebruiker.

Raadpleeg dit artikel als je gebruikers wilt laten inloggen door middel van Single Sign On in plaats van met een wachtwoord.

Raadpleeg dit artikel voor meer informatie over het activeren van 2FA.

Indien je deze optie inschakelt, dan zal de gebruiker nadat hij de volgende keer inlogt een nieuwe wachtwoord moeten kiezen. Dit wachtwoord moet bestaan uit minimaal 10 tekens, waarvan minimaal één cijfer en één kleine letter.

Indien je deze optie inschakelt dan zal er na het opslaan een e-mail met logingegevens verzonden worden naar het e-mailadres van de nieuwe gebruiker. 

Op het tabblad 'Rollen' kan je de rollen van de gebruiker selecteren.

Let op: heb je een gebruiker aangemaakt met de rol 'Autorisator', maar is deze niet te raadplegen in het autorisatieschema? Volg dan onderstaande stappen om specifieke toegang tot één of meerdere administratie toe te kennen.
​

In het gebruikersoverzicht kan je met de knop 'Rechten wijzigen' de rechten van een gebruiker wijzigen:

In dit tabblad kan je gebruiker specifieke rechten toewijzen aan een gebruiker. Standaard worden deze rechten overgenomen van de rollen van een gebruiker. Als er meerdere rollen toegewezen zijn aan een gebruiker, dan worden de rechten van deze rollen samengevoegd. 

Met de knop 'Standaard rechten herstellen' herstel je de rechten naar de standaard rechten van de gebruiker op basis van zijn rollen.

In dit tabblad kan je gebruiker specifieke administratie toegangsrechten toewijzen. Standaard worden deze rechten overgenomen van de rollen van een gebruiker. Als je hiervan wilt afwijken schakel je de optie 'Administratie rechten overnemen van gebruikersrollen' uit. Hierna kan je bepalen tot welke administraties de gebruiker toegang heeft of juist geen toegang mag hebben (in onderstaand voorbeeld heeft deze gebruiker toegang tot alle administratie behalve één).

Let op: als administratietoegang op rolniveau ingesteld is, dan worden de toegangsrechten van alle administraties samengevoegd. 'Toegang verbieden' zal altijd gerespecteerd worden.

Let op: als administratietoegang via administratie tags is ingesteld, wordt geadviseerd om het gebruikersrecht om administratie tags toe te voegen (of te verwijderen) aan administraties, te beperken aan alleen bevoegde gebruikers. Zie ook dit artikel. Standaard is dit gebruikersrecht ingeschakeld voor gebruikers die rechten hebben om administraties te wijzigen.

Via de knop 'Gebruikers importeren' kunnen gebruikers in bulk toegevoegd worden via een geüpload Excel of CSV bestand (voorbeeld bestand is beschikbaar nadat op de knop geklikt is).

Let op: wanneer een Single Sign On provider in het import bestand wordt ingevuld, wordt direct na het uploaden een koppelverzoek per e-mail verstuurd, ook al staat 'Welkomstmail met logingegevens versturen' op Nee.

Via deze optie is inzichtelijk tot welke administratie(s) de gebruiker toegang heeft. Hier is tevens een exportfunctie beschikbaar om het overzicht te exporteren naar Excel.

Inloggen in de portal en/of mobiele app doe je door onderstaande gegevens in te voeren. Deze gegevens ontvang je zodra 'Welkomstmail met logingegevens versturen' aangevinkt is en op 'Opslaan' geklikt is.

In het gebruikersoverzicht kan je met de knop 'Inloggen als deze gebruiker' inloggen als een andere gebruiker, zonder dat je het wachtwoord van de gebruiker weet. Deze optie is alleen beschikbaar voor beheerders met voldoende rechten.

Deze functie kan je gebruiken om een actie uit te voeren namens een andere gebruiker. Je werkt op dat moment volgens de rechten van deze gebruiker. Deze functie is dus ook handig om rechten van een gebruiker te controleren.

Als je ingelogd bent als een andere gebruiker is dat rechtsboven in beeld zichtbaar en kan je terugkeren naar je eigen gebruiker met de knop 'Terug naar eigen gebruiker'.

Via onderstaande is een administratietoegangsrapport en een gebruikersrechtenrapport te raadplegen, welke via e-mail verstuurd zal worden.
​
​Administratietoegangsrapport: per administratie inzichtelijk welke gebruikers hier toegang tot hebben.
​Gebruikersrechtenrapport: per gebruikersrecht inzichtelijk voor welke gebruiker dit geactiveerd is.
​

Trefwoorden: apprechten, rapportage