De informatie in dit artikel heeft uitsluitend betrekking op een functie in het Pro/Compleet abonnement bij Premium administraties.
In AFAS en Exact Online Bouw kan gebruik worden gemaakt van verplichtingen. Wanneer in AFAS bij een grootboekrekening is ingesteld dat een verplichting vereist is, dan is dit ook in Zenvoices een verplicht veld.
Starten met verplichtingen uit AFAS
Voor het werken met verplichtingen uit AFAS dienen de GetConnectoren te worden bijgewerkt. Start na het bijwerken een volledige synchronisatie. Voeg eenmalig de kolom 'Verplichting' toe aan je boekingsscherm via de boekingsscherm instellingen. Hierna zijn de verplichtingen uit AFAS in Zenvoices te gebruiken in het boekingscherm.
Handmatige selectie van verplichtingen
In het boekingsscherm is de mogelijkheid aanwezig om meerdere verplichtingen in één keer te selecteren en deze aan te maken als boekingsregels. Klik daarvoor op 'Selecteer verplichtingen'. In het volgende selectiescherm kan in het veld 'Te boeken bedrag' het te boeken bedrag ingevoerd worden. Hier kan dus afgeweken worden van het openstaande bedrag van de verplichting. Uitsluitend verplichtingen behorende bij de relatie worden weergegeven om te gebruiken bij de boeking.
In een boekingsregel is het mogelijk om handmatig een verplichting te selecteren indien een grootboekrekening geselecteerd is. Alleen verplichtingen zonder grootboekrekening of verplichtingen behorende bij de grootboekrekening worden weergegeven. Na het selecteren van een verplichting worden de velden zoals project, verbijzonderingscodes, etc. niet overgenomen (dit gebeurt wel bij het werken met het verplichtingen selectievenster, zie passage hierboven).
Automatische matching van verplichtingen
Het is mogelijk een verplichting automatisch te laten matchen bij het inlezen van een factuur. In AFAS en Exact Online Bouw kunnen referenties toegevoegd worden bij een verplichting. Wanneer deze referenties opgenomen worden in de factuur, zal Zenvoices deze herkennen uit het document. Een herkende/uitgelezen referentie wordt gematched op:
AFAS:
Verplichting code
Interne referentie
Externe referentie
Exact Online Bouw:
Leverbon nummer
Automatische matching van verplichtingen wordt uitgevoerd bij boekingswijzen laatste boeking en stamgegevens. In boekingstemplates is instelbaar of een vaste verplichting gebruikt dient te worden of dat automatische matching uitgevoerd dient te worden. Matchen op regelniveau voor UBL facturen wordt niet ondersteund.
Let op:
Het openstaand bedrag van een verplichting is afkomstig uit AFAS en Exact Online Bouw. Een synchronisatie (alleen wijzigingen) is noodzakelijk.
Het controleren van de correctheid van de verplichting is geen onderdeel van de werkstroom in Zenvoices en zal plaatsvinden in het boekhoudpakket.
De grootboekrekening in het boekingsvoorstel dient hetzelfde te zijn als de grootboekrekening die ingesteld is in de verplichting om de factuur en verplichting automatisch te kunnen matchen.
Verplichtingen kunnen automatisch gematcht worden, het veld 'Uw referentie' is zelflerend.
Via de administratie instellingen kan ingesteld worden hoe restant verplichtingen behandeld dienen te worden.
Voor Exact Online Bouw administraties is het mogelijk om in de boekingsregel aan te geven of de verplichting afgehandeld dient te worden of niet.