Je Zenvoices-omgeving is direct beschikbaar na aanvraag. Maar hoe zorg je ervoor dat alles goed staat ingesteld zodat jouw team direct kan starten met het verwerken van facturen? Gebruik deze checklist om niets over het hoofd te zien en je omgeving optimaal in te richten.
Vereist
1. Koppel het boekhoudpakket
Voordat je facturen kunt verwerken, moet je jouw boekhoudpakket koppelen:
Voeg het boekhoudpakket toe. Zie: Koppeling boekhoudpakket instellen
Voeg één of meerdere administraties toe. Zie: Administratie toevoegen
Synchroniseer stamgegevens. Zie: Stamgegevens synchroniseren
Let op:
Gebruik je dit boekhoudpakket? | Actie |
e-Boekhouden.nl, InformerOnline, King ERP, SAP Business One, Snelstart, Exact Globe, Visma eAccounting, Reeleezee | Maak per administratie een aparte koppeling. De administratie wordt direct toegevoegd. |
Ander boekhoudpakket | Voeg meerdere administraties tegelijk toe via de bulkfunctionaliteit. |
👉 Tip: Verwerk na deze stappen altijd eerst een testboeking. Bekijk hiervoor de instructievideo in Testboeking verwerken.
2. Stel de basisinstellingen in
Administratie-instellingen controleren:
Ga naar Beheer > Omgeving > Administraties en klik op Wijzigen
Vul de eigen bedrijfsgegevens per administratie aan om herkenning van eigen gegevens te voorkomen. Weten hoe dat werkt?
Stel het voorkeursdagboek in voor e-mail aanlevering, bij voorkeur het Inkoopdagboek
3. Gebruikers aanmaken en rechten instellen
Voeg extra gebruikers toe. Zie: Gebruikers toevoegen
Wijs per gebruiker de juiste rollen en rechten toe
Optioneel
4. Aanvullende modules activeren
Activeer indien nodig extra modules. Zie: Aanvullende modules activeren
Tips
5. Optimaliseren en automatiseren
Dagboek toewijzen automatiseren
Stel Bestemming toewijsregels in om automatisch het juiste dagboek te selecteren bij afwijkingen van het voorkeursdagboek
Documenten automatisch verwerken
Stel Inleesregels in om documenten automatisch te laten inlezen wanneer de toewijzing goed werkt
Voeg regels toe om documenten automatisch te verwijderen of te verplaatsen, zodat alleen documenten overblijven die gesplitst of samengevoegd moeten worden. Zie: Uploaden & inlezen automatiseren
6. Analyseer en verbeter je prestaties
Bekijk het Performance dashboard om de automatiseringsgraad te monitoren en verder te verhogen
Zie ook: Automatiseringsgraad verhogen
7. Extra kennis opdoen
Bekijk onze webinars voor extra tips en best practices
Samen met ons aan de slag?
Wil je liever onze expertise inzetten en samen met één van onze specialisten de inrichting doen? Neem dan contact met ons op via 085-303 8853 of plan het direct in onze agenda.