Je Zenvoices omgeving is beschikbaar zodra je aanvraag is verwerkt. Om direct aan de slag te kunnen met het verwerken van facturen, moet je de omgeving eerst inrichten. Gebruik deze checklist om stap voor stap alles goed in te stellen.
Vereist
1. Boekhoudpakket koppelen
Voordat je facturen kan verwerken, koppel je eerst je boekhoudpakket aan Zenvoices.
Voeg het boekhoudpakket toe. Zie: Koppeling boekhoudpakket instellen
Voeg één of meerdere administraties toe. Zie: Administratie toevoegen
Synchroniseer de stamgegevens. Zie: Stamgegevens synchroniseren
Let op: voor sommige boekhoudpakketten gelden afwijkende stappen bij het toevoegen van administraties:
Boekhoudpakket | Aanpak |
e-Boekhouden.nl, InformerOnline, King ERP, SAP Business One, Snelstart, Exact Globe, Visma eAccounting, Reeleezee | Maak per administratie een aparte koppeling aan. De administratie wordt direct toegevoegd. |
Overige boekhoudpakketten | Voeg meerdere administraties tegelijk toe via de bulkfunctionaliteit. |
Tip: verwerk na het koppelen altijd eerst een testboeking voordat je live gaat. Bekijk de instructievideo voor een toelichting: Bekijk video
2. Basisinstellingen controleren
Controleer en vul de instellingen per administratie aan.
Ga naar Beheer / Omgeving / Administraties en klik op 'Wijzigen'.
Vul de eigen bedrijfsgegevens in per administratie. Dit voorkomt dat Zenvoices je eigen factuurgegevens probeert te herkennen als leveranciersgegevens.
Stel het voorkeursdagboek in voor e-mailaanlevering. Gebruik bij voorkeur het inkoopdagboek.
3. Gebruikers aanmaken en rechten instellen
Voeg de benodigde gebruikers toe. Zie: Gebruikers toevoegen
Wijs per gebruiker de juiste rollen en rechten toe.
Optioneel
4. Aanvullende modules activeren
Activeer indien gewenst extra modules voor je administraties. Zie: Aanvullende modules activeren
Aanbevolen
5. Automatisering instellen
Met automatiseringsregels verwerk je facturen sneller en met minder handmatige handelingen.
Dagboek automatisch toewijzen
Stel bestemming toewijsregels in om automatisch het juiste dagboek te selecteren wanneer een factuur afwijkt van het voorkeursdagboek.
Documenten automatisch verwerken
Stel inleesregels in om documenten automatisch in te lezen wanneer de toewijzing goed werkt. Voeg daarnaast regels toe om documenten automatisch te verwijderen of verplaatsen, zodat alleen documenten die aandacht vereisen overblijven. Zie: Uploaden & inlezen automatiseren
6. Automatiseringsgraad monitoren
Bekijk het performance dashboard om de automatiseringsgraad te volgen en verder te verhogen. Zie ook: Automatiseringsgraad verhogen
7. Kennis verdiepen
Bekijk de webinars voor extra tips en best practices over het gebruik van Zenvoices.
Hulp nodig bij de inrichting?
Wil je de inrichting samen met een van onze specialisten doen? Neem contact op via 085-303 8853 of plan een afspraak in onze agenda.
Trefwoorden: checklist, omgeving inrichten, beheerder, boekhoudpakket koppelen, gebruikers, stamgegevens, automatisering